Politique de protection des renseignements personnels

GMF Val St-François

La protection des renseignements personnels constitue un principe fondamental au GMF Val St-François. Le GMF s’engage à protéger vos renseignements personnels au moyen de cette

politique de confidentialité qui s’applique à :
1- La collecte et l’utilisation des données personnelles
2- La conservation des données personnelles
3- La protection des données personnelles et risque inhérents
La politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la
manière soit en personne, par téléphone, par écrit ou via notre site web.

DÉFINITIONS IMPORTANTES
Dans la politique, on entend par :
« Incident de confidentialité » L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel,
l’utilisation non autorisé par la loi d’un renseignement personnel, la communication non
autorisée par la loi d’un renseignement personnel, la perte d’un renseignement personnel ou
toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel » Tout renseignement qui concerne une personne physique et
permet directement ou indirectement de l’identifier.

QUI SOMMES-NOUS?
Le GMF Val St-François est un groupe de médecine familiale comprenant 5 sites différents :
LE CLSC de Valcourt, CLSC de Richmond, CLSC de Windsor, la clinique ambulatoire de Windsor et
La Clinique médicale des Papetiers. L’adresse principale est :
1150 rue Champlain, Valcourt, Qc, J0E2L0
Si vous estimez que le GMF Val St-François, dans le cadre des services offerts, n’a pas respecté
cette politique, veuillez communiquer par courriel avec la personne responsable de la
protection des renseignements personnels : audrey.lamarche.ciusssse-chus@ssss.gouv.qc.ca
L’ensemble de nos intervenants sont régies par les ordres, le collège, les associations, les
conseils ou les organismes de réglementation provinciaux. Ces organismes provinciaux de
réglementation peuvent examiner nos dossiers et interroger notre personnel dans le cadre de
leurs activités de réglementation dans l’intérêt public. En outre, en tant que professionnels,
nous signalons les fautes graves, l’incompétence ou l’incapacité des autres praticiens, qu’ils
appartiennent à d’autres organisations ou à la nôtre. De même, notre organisation estime qu’il
est de notre devoir de signaler aux autorités toute information impliquant des comportements
illégaux graves. Les organismes de réglementation externes ont leurs propres obligations strictes en matière de protection de la vie privée. Il arrive que des renseignements personnels sur nos clients ou d’autres personnes soient inclus dans les rapports sur certaines préoccupations afin de les étayer.

1-COLLECTE ET UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Comment collectons-nous vos renseignements personnels?

Principalement de manière directe et verbale auprès de vous mais aussi via des formulaires papier ou électroniques. Ces informations sont majoritairement consignées au DME et les formulaires papiers détruits par déchiquetage. Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?

Nom, date de naissance, numéro de téléphone, adresse postale et courriel, numéro d’assurance maladie, contact d’urgence, nom du ou des tuteurs légaux ou mandataires, renseignements médicaux sous toutes ses formes.

Auprès de qui collectons nous vos renseignements personnels?

De vous-même ou d’un proche (en cas d’inaptitude ou de mineur). Avec votre consentement, nous allons chercher les renseignements médicaux pertinents auprès des institutions de santé ou fournisseur de services médicaux avec qui vous avez fait affaire. Les médecins et professionnels de la santé consultent régulièrement le DSQ (dossier santé Québec) afin de récolter les données sur votre médication, examens de laboratoire et imageries médicales pertinentes. Les gestionnaires ont accès au logiciel de la RAMQ pour vérifier l’inscription de nos patients au médecin de famille.

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de mieux servir nos patients. Le but principal de la collecte des renseignements personnels est de fournir un traitement efficace à nos patients.

Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?

Vous avez pleinement le droit de ne pas accepter de nous transmettre certains renseignements personnels. Cependant, les informations demandées nous aident à vous offrir les meilleurs soins possibles. Nous
pourrions être dans l’impossibilité de vous fournir les services demandés.

Qui aura accès à vos renseignements personnels?

Médecins, professionnels de la santé, agente
administratives, gestionnaires, stagiaires. Nos fournisseurs de services tels que Myle et différentes compagnies de facturation utilisées par les médecins ont aussi accès à vos
renseignements personnels. Nous nous assurons de travailler avec des fournisseurs bien établis et reconnus, ces fournisseurs ont eux-mêmes une politique de protection des
renseignements personnels. leur permettant de recueillir ou de nous ordonner de leur divulguer certains renseignements.

Pourquoi allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?

Nous partageons les renseignements personnels pertinents lors de toute demande de services médicaux (ceci inclus mais sans s’y limiter: demande de consultation, de tests médicaux, services de santé externe). Ceci peut se faire par la poste, par fax, fax électronique ou courriel sécurisé et exceptionnellement par téléphone. Il est possible qu’un tier intervienne dans le dossier (p. ex., une compagnie d’assurance, un organisme gouvernemental). Ces tiers ont souvent le consentement du client ou l’autorité législative.
Le GMF Val St-François peut accéder et/ou divulguer vos informations personnelles si elle y est contraint par la loi ou si elle est convaincue, en toute bonne foi, qu’une telle action est nécessaire pour : (a) se conformer aux décrets légaux ou se plier à un processus légal concernant le GMF; (b) protéger
et défendre les droits ou la propriété du GMF, y compris; (c) agir dans des circonstances urgentes, en vue de protéger la santé et la sécurité personnelle des utilisateurs ou des travailleurs du GMF, du patient lui-même ou des membres du public.

PRODUITS TECHNOLOGIQUES UTILISÉS
Nom du logiciel Nom du fournisseur Utilités
Omnimed Dossier médical électronique
Clé DSQ RAMQ Dossier médical provincial informatisé Orchestrateur PETAL Écosystème de solutions cloud pour prise de RDV

– Elli Complice TI Services et solutions informatiques
Ariane CIUSSSE-CHUS Dossier médical électronique

2- CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les dossiers papiers sont dans une section à accès limitée de la clinique, la clinique étant elle-même protégée par un système d’alarme. Les données du DMÉ sont hébergées en mode web, accessibles aux utilisateurs avec un code d’utilisateur, mot de passe et code client.
Nous gardons les dossiers de nos patients pendant 5 ans. Nous détruisons les dossiers papier contenant des renseignements personnels par déchiquetage. Nous détruisons les informations électroniques en les supprimant et, lorsque le matériel est éliminé, nous nous assurons que le disque dur est physiquement détruit.

VOUS POUVEZ CONSULTER VOS RENSEIGNEMENTS
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez
notamment des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous
et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel
incomplet ou inexact que nous détenons.
• Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication
ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
• Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui
appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à
plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
• Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection
des renseignements personnels en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte
auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une
infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour
porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser
le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante
: https://www.cai.gouv.qc.ca/formulaires-et-lettres-types/pour-les-citoyens/
• Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous
soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format
technologique structuré et couramment utilisé.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS et RISQUE INHÉRENTS
Nous comprenons l’importance de protéger les renseignements personnels. Pour cette raison,
nous avons pris les mesures suivantes :
• Les informations sur papier sont sous surveillance ou sécurisées dans une zone
verrouillée ou restreinte.
• Les ordinateurs sont sécurisés par mots de passe. Les informations sur papier sont
transmises par des enveloppes ou des boîtes scellées ou adressées par des entreprises
réputées.
• Le personnel est formé pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements
personnels uniquement nécessaires pour exécuter leurs fonctions et conformément à
notre politique de confidentialité.
• En site privé, tout le matériel informatique est géré par une firme de TI. Un
routeur/pare-feu assure la gestion du trafic réseau interne et externe.
Il existe un risque inhérent à toute manipulation ou stockage de renseignements personnels.
Malgré les mesures de sécurité et la formation de notre personnel, nous ne sommes pas
totalement à l’abri du risque de piratage, de fraude, d’erreur humaine ou intention malveillante
d’un membre de notre équipe

MODIFICATION DE LA POLITIQUE
Le GMF Val St-François pourra en tout temps mettre à jour cette politique de confidentialité afin
de prendre en compte les commentaires et suggestions des clients et des entreprises ou les
modifications législatives apportées par le gouvernement du Québec ou du Canada.